Die Kaution zurückbekommen
Nach der Übergabe gehört das Geld zügig zurück – so sichern Sie den Anspruch ab.
Die Vorarbeit bei der Übergabe
Das beste Rückzahlungs-Argument entsteht am Übergabetag: leere, besenreine Wohnung, gemeinsames Protokoll mit Zählerständen, Fotos jedes Raums, Schlüssel gegen Bestätigung. Wer so übergibt, diskutiert später selten. (Unsere Räumungs- und Umzugskunden bekommen genau diese Doku mitgeliefert.)
Frist und zulässige Abzüge
Rückzahlung „unverzüglich“ nach Rückstellung – die Praxis toleriert einige Wochen für Abrechnung (offene BK-Abrechnung rechtfertigt höchstens einen angemessenen Teileinbehalt). Abziehbar: belegte Forderungen. Nicht abziehbar: normale Abnutzung, Pauschalen ohne Beleg, „Neuausmalen weil halt“.
Wenn nichts kommt: der Eskalationsweg
1) Schriftliche Zahlungsaufforderung mit 14-Tage-Frist und Kontodaten. 2) Mietervereinigung/Arbeiterkammer einschalten (kostet wenig, wirkt oft Wunder). 3) Schlichtungsstelle bzw. Gericht – mit Ihrem Protokoll und Fotos eine kurze Übung. Verjährung: drei Jahre, aber wer wartet, verliert Beweiskraft.
Erreichbar bleiben: die banalste Hürde der Rückzahlung
Erstaunlich viele Kautionen hängen nicht an Streit, sondern an Logistik: Der Vermieter hat keine Kontonummer, keine neue Adresse, keine Telefonnummer – und das Geld bleibt liegen. Übergeben Sie deshalb spätestens beim Auszug ein kurzes Schreiben mit IBAN, neuer Anschrift und Mailadresse, idealerweise gleich im Übergabeprotokoll vermerkt.
Dazu gehört auch die Gegenrichtung: den Nachsendeauftrag aktiv halten, Mails vom Vermieter zügig beantworten, bei der Hausverwaltung die neue Adresse hinterlegen. Wer erreichbar ist, bekommt Rückfragen statt Schweigen – und sein Geld messbar schneller.
Betriebskosten-Abrechnung: warum ein Rest oft später kommt
Betriebskosten werden jährlich abgerechnet, und die Abrechnung für ein Kalenderjahr kommt üblicherweise erst im Lauf des Folgejahres. Deshalb behalten Vermieter für eine erwartbare Nachzahlung gern einen Teil der Kaution zurück – zulässig ist das nur in angemessener, begründeter Höhe.
Vereinbaren Sie den Umgang damit konkret statt vage: Welcher Betrag bleibt stehen, bis wann kommt die Abrechnung, wohin fließt der Rest? Ein Satz dazu im Übergabeprotokoll, mit Termin versehen, verhindert, dass aus „warten wir die Abrechnung ab“ ein Jahr Funkstille wird.
Warum vergessene Gegenstände die Rückzahlung verzögern
Das Kellerabteil zählt mit
Die Wohnung ist leer, das Abteil im Keller nicht. Daran hängen erstaunlich viele Übergaben. In vielen Wiener Mietverträgen ist das Abteil ausdrücklich mitvermietet, ein Blick in Ihren Vertrag klärt das in zwei Minuten. Wer beim Auszug nur die Wohnung räumt, bekommt Wochen später eine Nachricht mit Fotos aus dem Keller und wartet genau so lange auf sein Geld.
Schlüssel, alle Stück
Über die Jahre kommen Schlüssel dazu: Wohnung, Haustor, Keller, Postkasten, dazu eine Kopie beim Nachbarn und eine beim Bruder. Im Protokoll steht eine Anzahl, und wenn die nicht stimmt, wird ein Zylindertausch angesetzt und vom Guthaben abgezogen. Sammeln Sie alle Stück in der Woche vor der Übergabe an einem Ort und zählen Sie zweimal nach.
Lampen und Dübel
Herausgedrehte Lampen hinterlassen offene Klemmen an der Decke, und das fällt bei der Übergabe sofort auf. Lassen Sie das von einem Elektriker abschließen, wir arbeiten nicht an der Elektrik oder an der Bausubstanz. Auch Ausmalen und Malerarbeiten übernehmen wir nicht, dafür brauchen Sie einen Fachbetrieb. Dübel und Löcher besprechen Sie besser vorher mit dem Vermieter, statt sie stillschweigend zu belassen.
Die letzten zehn Tage vor dem Übergabetermin
Rechnen Sie vom Übergabetag rückwärts. Zehn Tage vorher steht fest, was mitkommt und was nicht. Sieben Tage vorher sind die Möbel weg, die niemand übernimmt, denn ein Sofa im Stiegenhaus am Vorabend der Übergabe ist der klassische Fehler. Drei Tage vorher ist die Wohnung leer genug, dass Sie Böden und Wände überhaupt beurteilen können. Erst dann sehen Sie, worüber bei der Übergabe tatsächlich gesprochen werden wird.
Am Tag selbst gehen Sie mit dem alten Protokoll in der Hand durch die Räume und vergleichen Punkt für Punkt. Fotografieren Sie Zählerstände, jeden Raum im leeren Zustand und jede Stelle, über die geredet wurde, mit sichtbarem Datum. Halten Sie im neuen Protokoll auch fest, was strittig geblieben ist, und unterschreiben Sie nichts, was Sie nicht gelesen haben. Eine Kopie nehmen Sie sofort mit, nicht später per Post.
Häufige Fragen
Der Vermieter behält pauschal „für eventuelle Nachzahlungen“ alles ein – zulässig?
Nur anteilig und begründet: Für eine erwartbare BK-Nachzahlung darf ein angemessener Teil bis zur Abrechnung warten, nicht die ganze Kaution auf Monate. Schriftlich aufschlüsseln lassen.
Zählt das Übergabeprotokoll wirklich so viel?
Es ist DAS Beweismittel – von beiden unterschrieben dokumentiert es den Zustand unangreifbar. Deshalb: nie ohne übergeben, Details im Protokoll-Artikel.
Ich finde mein Übergabeprotokoll nicht mehr – ist alles verloren?
Nein. Fragen Sie zuerst beim Vermieter oder der Hausverwaltung nach einer Kopie – das Protokoll wurde ja doppelt ausgefertigt. Daneben zählen Fotos mit Datum, Mails rund um die Übergabe, Zeugen und die Schlüsselbestätigung als Beweise. Für die Zukunft: Protokolle direkt nach dem Termin abfotografieren und sich selbst mailen – dann existiert immer eine zeitgestempelte Kopie.
Kann ich die Kaution mit der letzten Monatsmiete gegenrechnen?
Das ist ein rechtlicher Punkt, den Sie vor dem Auszug mit einer Mietrechtsberatung klären sollten und nicht im Alleingang entscheiden. Wer die Miete einfach offen lässt, riskiert eine zweite Auseinandersetzung neben der ohnehin laufenden. An der Wohnung selbst ändert es nichts: Was am Übergabetag sauber festgehalten ist, hilft Ihnen in jeder dieser Diskussionen weiter.
Was mache ich mit Möbeln, die der Nachmieter doch nicht übernimmt?
Das passiert öfter als gedacht, meist in der letzten Woche. Planen Sie einen Puffertag ein und lassen Sie die Stücke wegbringen, statt sie in den Keller zu schieben. Für einzelne Möbel gilt der Ansatz ab € 99, und ein solcher Termin lässt sich kurzfristiger vergeben als eine ganze Wohnung. Im Stiegenhaus abgestellt bleiben sie Ihr Problem.
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