Das Übergabeprotokoll richtig machen

Was hineingehört

Datum, Anwesende, Adresse; Zählerstände mit Zählernummern (Strom, Gas, Wasser, Wärme); Zustand pro Raum mit konkreten Mängeln („Parkett Kratzer 20 cm vor Balkontür“ statt „gebraucht“); übergebene Schlüssel nach Art und Anzahl (Wohnung, Haus, Keller, Postkasten, Garage!); Unterschriften beider Seiten. Fotos als nummerierte Anlage adeln jedes Protokoll.

Beim Einzug: Ihr Schutzschild

Jeden Vorschaden hineinreklamieren, auch Kleinkram – was nicht drinsteht, gilt später schnell als Ihr Werk. Nachmeldungen binnen weniger Tage schriftlich nachreichen (versteckte Mängel zeigen sich beim Wohnen). Das Einzugsprotokoll ist die Basis der Auszugs-Fairness.

Beim Auszug: Formulierungs-Fallen

Nichts Pauschales unterschreiben („Wohnung wird renoviert übernommen, Kosten Mieter“) und keine Blanko-Zustände. Uneinigkeit? Als Dissens protokollieren („Vermieter sieht X, Mieter widerspricht“) – unterschreiben dürfen Sie dann trotzdem, Sie bestätigen das Protokoll, nicht die Gegenmeinung.

Gerichtsfest dokumentieren: Fotos und Video richtig gemacht

Gute Fotos entscheiden Diskussionen, bevor sie beginnen. Bewährte Routine: pro Raum eine Gesamtaufnahme aus jeder Ecke, dazu Details von Böden, Fensterrahmen, Sanitär und allen Zählerständen mit lesbarer Zählernummer. Ein langsamer Video-Rundgang mit kurzem Kommentar ergänzt die Serie perfekt.

Wichtig ist der Zeitstempel: Schicken Sie die Aufnahmen direkt nach dem Termin an die eigene Mailadresse – so ist das Datum unabhängig belegbar. Speichern Sie alles zusätzlich in einer Cloud und benennen Sie die Dateien nach Räumen; im Streitfall zählt Auffindbarkeit fast so viel wie Existenz.

Wer bei der Übergabe dabei sein sollte

Ideal sind beide Vertragsparteien persönlich – wo das nicht geht, braucht die Vertretung eine schriftliche Vollmacht. In Wien übernimmt oft die Hausverwaltung den Termin: Das ist völlig üblich, ändert aber nichts an Ihrem Recht auf eine eigene Ausfertigung und eigene Fotos.

Planen Sie Tageslicht und ausreichend Zeit ein – eine seriöse Übergabe dauert gut eine halbe Stunde, nicht fünf Minuten zwischen Tür und Angel. Erfahrungswert: Legen Sie den Termin nicht auf den Umzugstag selbst, sondern einen Tag später – dann ist die Wohnung wirklich leer und gekehrt.

Zähler und Schlüssel: die zwei Klassiker

Zählernummer statt nur Stand

Ein notierter Stand ohne Zählernummer ist wertlos, sobald jemand behauptet, es sei der falsche Zähler gewesen. Im Altbau hängen im Gang oft fünf Kästchen nebeneinander, beschriftet mit Kreide aus den Siebzigerjahren. Schreiben Sie Nummer und Stand ins Protokoll und fotografieren Sie beides auf einem Bild, sodass Typenschild und Ziffern gemeinsam zu sehen sind.

Schlüssel einzeln zählen

Übergeben werden nicht Schlüssel, sondern eine bestimmte Anzahl pro Schloss. Ins Protokoll gehört jede Sorte getrennt: Haustor, Wohnung, Keller, Speicher, Briefkasten, Waschküche, dazu Chips oder Karten für elektronische Schlösser. Nachgemachte Exemplare zählen mit und sollten erwähnt werden. Wer das versäumt, diskutiert später über ein Stück, das nie jemand gesehen hat.

Der Nachmieter steht daneben

Kommt der Nachmieter zum Termin mit, wird aus der Übergabe schnell ein Gespräch über Vorhangschienen und Küchenteile. Solche Absprachen gehören nicht ins Protokoll mit der Hausverwaltung, sondern auf ein eigenes Blatt zwischen Ihnen beiden. Sonst steht am Ende im Protokoll, dass etwas in der Wohnung bleibt, wofür Ihnen niemand etwas zahlt.

Was nach dem Termin noch offen ist

Lassen Sie sich das unterschriebene Protokoll noch an Ort und Stelle aushändigen oder fotografieren Sie jede Seite, bevor Sie das Haus verlassen. Ein Protokoll, das erst nachgereicht werden soll, kommt erfahrungsgemäß entweder gar nicht oder in einer Fassung, an die Sie sich anders erinnern. Prüfen Sie vor der Unterschrift, ob alle Seiten Ihre Paraphe tragen und ob handschriftliche Ergänzungen wirklich dort stehen, wo Sie sie diktiert haben.

Danach beginnt das Warten auf die Kaution. Wann und in welcher Höhe sie zurückkommt, hängt vom Vertrag und vom Ergebnis der Übergabe ab, dafür gibt es keine Zahl, die für alle stimmt. Fragen Sie bei der Hausverwaltung schriftlich nach, wenn nichts kommt, und lassen Sie sich Abzüge belegen. Bei Streit über die Höhe wenden Sie sich an eine Mieterberatung, bevor Sie etwas unterschreiben oder eine Gegenrechnung akzeptieren.